W jaki sposób składa się podanie?

Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą byćwnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub pocztyelektronicznej, a także ustnie do protokołu.

Podanie można wnieść również za pośrednictwem elektronicznejskrzynki podawczej (ESP), jednakże w tym wypadku niezbędne jestopatrzenie go podpisem elektronicznym.

Co powinno zawierać podanie?

W podaniu należy wskazać przynajmniej imię i nazwiskoosoby, która podanie wnosi do Urzędu, jej adres oraz określić żądanie.Podania muszą również czynić zadość innym wymaganiom ustalonym wprzepisach szczególnych.

Podanie musi być podpisane zarówno przy wnioskupisemnym jak i ustnym do protokołu. W drugim przypadku protokółpowinien być podpisany także przez osobę, która go sporządziła. Jeżeliosoba, która wnosi podanie do Urzędu nie może lub nie umie podpisaćpodania wtedy podpis może złożyć inna osoba, która została upoważnionaprzez osobę występującą do Urzędu z podaniem.

Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznegopowinno:  (1) być opatrzone bezpiecznym podpisemelektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanegocertyfikatu, przy zachowaniu zasad przewidzianych w przepisach opodpisie elektronicznym, oraz (2) zawierać dane w ustalonym formacie,zawarte we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli teprzepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.

Osoba wnosząca podanie może zażądać potwierdzenia wniesieniapodania do Urzędu. W przypadku wniesienia podania w formie dokumentuelektronicznego organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie podaniaprzez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przezwnoszącego adres elektroniczny.

Jeśli złożono podanie do niewłaściwego organu...

Jeżeli podanie wniesiono do organu niewłaściwego, organ tenniezwłocznie przekazuje je do organu właściwego zawiadamiając o tymwnoszącego podanie. Zawiadomienie o przekazaniu powinno zawieraćuzasadnienie.

Podanie wniesione do organu niewłaściwego przed upływemterminu uważa się za wniesione w terminie.

Jeśli podanie dotyczy kilku spraw, a zostało złożone dojednego organu, rozpatruje on podanie tylko w tej części, która godotyczy. Organ informuje osobę, która wnosi podanie do Urzędu, żemusi złożyć dodatkowe podania do innych organów, które właściwe są dorozpatrzenia pozostałych spraw. Odrębne podanie złożone zgodnie z ww.zawiadomieniem w terminie 14 dni od doręczenia zawiadomienia uważa sięza złożone w dniu wniesienia pierwszego podania.

Natomiast jeśli nie można ustalić właściwego organu, albowłaściwym do rozpatrzenia sprawy jest sąd, wtedy Urząd zwraca (w drodzepostanowienia) podanie do wnoszącego. Na postanowienie to służyzażalenie.

Termin załatwiania spraw

Każdy ma prawo żądać od Urzędu terminowego załatwienia swojejsprawy. Organ ma obowiązek załatwienia sprawy bez zbędnej zwłoki wtrzech przypadkach:

• gdy sprawa może być rozpatrzona na podstawie dowodówprzedstawionych przez stronę łącznie z żądaniem załatwienia sprawy,
  
• w oparciu o dowody lub fakty powszechnie znane z urzęduorganowi, który rozpatruje sprawę,
  
• na podstawie dowodów i faktów możliwych do ustalenia napodstawie danych, którymi rozporządza organ.
  

W przypadku gdy na rozstrzygnięcie sprawy trzeba poczekać,Urząd powinien poinformować o tym obywatela i określić termin, w jakimto rozstrzygnięcie nastąpi oraz podać przyczyny zwłoki.

Jeżeli do rozstrzygnięcia sprawy potrzebne jestprzeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, Urząd powinien rozpatrzyćsprawę w ciągu miesiąca, a w wyjątkowych przypadkach (gdy sprawa jestskomplikowana) w ciągu dwóch miesięcy. Nie wlicza się tutaj okresówopóźnień z przyczyn niezależnych od organu (np. działanie sił przyrodytakich jak powódź, zaniechania innych organów, które są istotne dozałatwienia sprawy, braku dokumentów, które strona ma obowiązekdostarczyć Urzędowi).

O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie Urząd musizawiadomić strony i podać przyczyny zwłoki i wskazując nowy terminzałatwienia sprawy.

Na niezałatwienie sprawy w terminie określonym stronie służyzażalenie do organu wyższego stopnia (Samorządowe Kolegium Odwoławcze,chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej). Jeśli uzna on, żezażalenie jest uzasadnione wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawyoraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnychniezałatwienia sprawy w terminie, a w razie potrzeby także podjęcieśrodków zapobiegających naruszeniu terminów załatwienia spraw wprzyszłości.

Organ wyższego stopnia sprawdza jednocześnie czyniezałatwienie sprawy w terminie miało miejsce z rażącym naruszeniemprawa.

Wymagane dokumenty

Często razem z podaniem kierowanym do Urzędu należy dołączyćdodatkowe dokumenty, dlatego tez należy wcześniej dowiedzieć się, jakiedokumenty są wymagane, gdzie można je uzyskać lub skąd pobraćodpowiednie druki, a także w jakiej formie powinny one być dostarczone(np. oryginały, kopie, kopie poświadczone notarialnie). Szczegółowychinformacji na ten temat powinien udzielić urzędnik, zajmujący sięzałatwianiem danego rodzaju spraw. Dla zaoszczędzenia czasu możnazwrócić się o udzielenie takiej informacji telefonicznie korzystając zdanych teleadresowych zamieszonych w BIP.

Wszystkie dokumenty muszą być autentyczne. Wykorzystywanienieprawdziwych dokumentów jest przestępstwem. Nie wolno dokumentówniszczyć, ani przerabiać. Nie można też wprowadzać w błąd urzędnika zapomocą dokumentów sfałszowanych. Naruszenie tych zasad powodujeodpowiedzialność karną.

Opłata skarbowa

Pracownik załatwiający sprawę ma również obowiązek udzielićinformacji dotyczących opłaty skarbowej uiszczanej przy składaniuwniosku: czy jest ona wymagana, jeśli tak, to w jakiej wysokości i wjaki sposób należy dokonać wpłaty.

Odwołania i zażalenia

Od decyzji wydanej przez Urząd w pierwszej instancji możnaodwołać się do organu wyższego stopnia (chyba, że ustawa przewidujeinny organ odwoławczy). Urząd ma obowiązek w wydanej przez siebiedecyzji umieścić pouczenie o możliwości odwołania się. Nie trzebaszczegółowo uzasadniać odwołania, wystarczy aby wynikało z niego, żestrona nie jest zadowolona z wydanej decyzji. Odwołanie wnosi się doorganu wyższej instancji za pośrednictwem organu, który wydał decyzję w ciągu 14 dni od doręczenia stroniedecyzji. W przypadku, gdy decyzja została ogłoszona ustnie - 14 dni oddnia ogłoszenia jej stronie. Wniesienie odwołania w terminie wstrzymujewykonanie decyzji, chyba że decyzji został nadany rygor natychmiastowejwykonalności lub decyzja podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocyprawa. Ponadto decyzja podlega wykonaniu przed upływem terminu downiesienia odwołania, gdy jest zgodna z żądaniem wszystkich stron. Nawydane w toku postępowania postanowienia służy stronie zażalenie (gdykodeks postępownia administracyjnego tak stanowi). Zażalenie wnosi sięw terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia stronie, gdypostanowienie zostało ogłoszone ustnie - od dnia jego ogłoszeniastronie. Postanowienie, na które nie służy zażalenie można zaskarżyćtylko w odwołaniu od decyzji. Wniesienie zażalenia nie wstrzymujewykonania postanowienia, jednakże organ administracji publicznej, którywydał postanowienie, może wstrzymać jego wykonanie, gdy uzna to zauzasadnione.